成人教育学员档案管理是学员管理工作的重要组成部分和重要资料。为加强档案正规化、现代化管理工作，特制订如下规定：

一、成教学员档案应包括如下内容：

1．学员录取后，应将参加成人高招录取材料归档：

（1）《考生报名登记表》；

（2）《考生体检表》；

（3）考生高考各科试卷；

（4）考生身份证复印件；

（5）毕业证复印件；

（6）考生各科考试成绩及总分；

2．学员注册后，应填写《学生登记表》，同时建立电子档案和纸质档案，将本人基本概况和相关资料归档：

（1）高招概况：生源地市、准考证号、专业代码、录取专业、学制、录取号；

（2）入学概况：原毕业学校、所学专业、学制，现学号、所学专业、学习形式；

（3）本人概况：姓名、性别、出生年月、民族、政治面貌、手机号码、单位电话；

（4）工作概况：工作时间、工（教）龄、职业、文化程度、工作单位、职务、职称；

（5）家庭概况：直系亲属、婚姻状况、宅用电话、详细通讯地址、邮政编码；

3．学员在校期间，应将学习、表现等材料归档：

（1）《各科学业成绩表》；

（2）《学年鉴定表》；

（3）奖惩材料：包括时间、地点、原因等；

（4）考勤记录；

（5）休、复、转、退学等情况；

（6）三级英语考试和全省统考情况；

（7）参与重大政治活动与事件的专题材料；

（8）科技创新材料；

4．学员毕业时，应将相关材料归档：

（1）《学业成绩单》；

（2）《统考成绩表》；

（3）《学生登记表》；

（4）《学年鉴定表》；

（5）《毕业生资格审查表》；

（6）毕业生建档情况：毕业时间、毕业证编号、毕业生总人数序号。

二、学员学籍档案由成教处统一保管，专人负责，建立学籍档案专柜。

三、为严格学籍档案管理，做好档案的保密工作，杜绝档案管理过程中一切徇私舞弊行为，使学籍档案真正成为解决历史问题的依据和处理现实问题的参考，力争做到完整、准确、清楚，不得有任何遗失和泄密现象发生。

四、学籍档案管理时间自录取调档时始，到学员毕业离校或肄业离校时止，保管周期为3-6年，时间跨度长、内容繁复、届别多、专业多、层次多、学员类别杂，必须高度重视。

五、档案调阅：须经主管人同意，并严格记录调阅时间。

六、档案调出：须经主管领导签字同意，并严格记录调出及归还时间。

七、档案密封：学员毕业、结业时，务必对档案资料进行整理，查请档案件数无误后，装入毕业、结业生专用档案袋，采用南阳医学高等专科学校成人教育专用密封条与档案印章密封。

八、档案转送：学员毕业后，原则上档案由我校直接转入毕业生工作单位或当地人事部门，一般情况由毕业生本人签字、领取、送交所在单位。

九、学籍档案管理要现代化，逐步建立健全学籍档案库并不断充实完善。

二0一一年十月